「最近、社員がChatGPTを使い始めた」
「業務効率化のために生成AIを活用している」
そんな企業が急速に増えています。
実際、生成AIは議事録作成、メール作成、資料作成、アイデア出しなど、さまざまな業務で活用できる便利なツールです。
しかし、多くの会社で見落とされていることがあります。
それは、「生成AIを使うルールが存在しない」という問題です。
こんな状況に心当たりはありませんか？
・社員が個人のChatGPTアカウントで業務を行っている
・顧客情報をどこまで入力してよいのか決まっていない
・AIが作成した文章をそのまま顧客へ提出している
・生成AI利用に関する社内ルールが存在しない
もし一つでも当てはまる場合、情報漏えいや契約トラブルが発生する可能性があります。
「うちは小さな会社だから大丈夫」は危険です
生成AIに関するリスクは大企業だけの問題ではありません。
むしろ中小企業や個人事業主ほど、誰もルールを決めていない状態になりやすい傾向があります。
例えば、社員が取引先の情報を入力した場合。
例えば、AIで作成したコンテンツを納品した場合。
例えば、退職した従業員が個人アカウントに業務データを残したまま退職した場合。
トラブルが発生してから対応するのは簡単ではありません。
生成AI利用規程は「AIを禁止するため」のものではありません
生成AI利用規程は、社員を縛るためのルールではありません。
会社が安心して生成AIを活用するためのルールです。
何を入力してよいのか。
何を入力してはいけないのか。
誰が責任を持つのか。
トラブルが起きたときにどう対応するのか。
これらを事前に決めておくことで、安心して生成AIを業務へ取り入れることができます。
無料でひな形を公開しています！
当事務所では、中小企業・個人事業主向けの生成AI利用規程ひな形を無料で公開しています。
そのまま利用できる基本規程に加え、
・入力禁止情報チェックリスト
・カスタマイズポイント
・リスク診断チェックリスト
もご用意しております。
ダウンロードはこちらから可能です！
ただし、このひな形だけでは対応できないケースがあります
次のような場合は注意が必要です。
・業務委託先や外部スタッフにもAIを利用させている
・AI生成物そのものを顧客へ納品している
・有料プランを利用している
・従業員が個人端末から利用している
・就業規則が整備されていない
このような場合は、一般的なひな形だけでは不十分な可能性があります。
貴社の実情に合わせた規程のカスタマイズが必要になることもあります。
まずは自社の状況を確認してみてください
生成AIは非常に便利なツールです。
しかし、ルールがないまま利用すると便利さと引き換えに大きなリスクを抱えることになります。
まずは自社の状況を確認し、必要に応じて適切なルール整備を進めてみてはいかがでしょうか。
生成AI利用規程のカスタマイズや導入に関するご相談も承っております。
ご相談はこちらからお気軽にどうぞ。
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